A cotação de frete pode ser uma atividade simples ou um verdadeiro martírio, tudo vai depender do conhecimento prévio daquele que executa a tarefa. Embora as transportadoras venham melhorando cada vez mais os seus sistemas para que eles se tornem mais intuitivos, sabemos que não há substitutos para os conceitos mais básicos, os quais devem ser aprendidos por quem quer fazer cotações de frete.
O planejamento do transporte
Antes de entrar em contato com o transportador para solicitar a cotação, quem quer obter os preços deve se fazer as seguintes perguntas:
1 – O produto é regular ou especial (pode ser transportado em caminhão comum ou requer tratamento específico)?
2 – O endereço de destino é um local regular ou área de difícil acesso?
3 – Quando será feito o transporte? Há algum evento específico ou fator com potencial de complicar a entrega?
4 – Há alguma legislação que regule especificamente o transporte do produto ou ele pode ser transportado de acordo com as regras gerais?
Feitas as perguntas, todas as transportadoras que não se enquadrarem nas respostas, poderão ser excluídas da cotação. Aquelas que cumprirem com o as exigências do frete poderão ser consideradas para a realização do serviço.
Análise da carga
A análise da carga definirá qual tipo de modal poderá transportar a mercadoria. Cargas muito grandes podem ser transportados em caminhões especiais, trens ou embarcações; cargas urgentes podem ser enviadas via transportadoras expresso e bem como modal aéreo, enfim, há uma série de possibilidades que devem ser consideradas ao enviar uma carga.
O que considerar na cotação de preços
Uma vez definidas as características do transporte, pode-se entrar em contato com as transportadoras.
Se o frete for de uma carga comum e alocável em um caminhão comum, basta entrar nos sites das empresas e solicitar uma cotação on-line. Caso o frete seja especial, será necessário entrar em contato com o departamento comercial das firmas para pedir a cotação.
O ideal é que se peça pelo menos três cotações para a obtenção do melhor valor para a realização do serviço. Deve-se ficar atendo, pois o mercado de transportes é muito diverso e são milhares de empresas disputando as rotas no território brasileiro.
Contudo, como se sabe, o preço não é o único fator a ser considerado. Deve-se verificar a qualidade do serviço ofertado, a reputação da transportadora, a cobertura do seguro de cargas e o prazo de entrega.
Em muitos dos casos, os melhores preços não coincidem com os melhores prazos e condições de segurança da carga, assim, cabe a quem está cotando, avaliar o melhor custo x benefício dentre as cotações recebidas.
O valor da nota fiscal
O seguro de cargas é calculado em função do valor da nota fiscal dos produtos, por isso é importante informar o valor correto. É pratica comum em muitas empresas, a informação de valores de NF menores que a quantidade de produtos dentro das caixas, o que produz um frete mais barato.
Ocorre que a aparente economia pode se converter em um grande problema, pois caso haja acidentes, roubos ou extravio de carga, a indenização da seguradora será feita no valor da nota informada, ficando o cliente com o prejuízo dos itens ocultados.
O Fechamento da cotação
Após dispor de todas as informações e ter as condições ideais para o transporte, o cliente pode fechar o serviço e preparar seu produto para envio.
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